第一条  为了做好基本建设项目档案管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据有关法律法规的规定，结合我校基本建设工作的具体情况，制定本办法。

第二条  基本建设项目档案是指在各建设项目从酝酿、决定到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理，调试、生产准备、竣工、试生产（使用）、竣工结算审计、固定资产移交等工作活动中形成的文字材料。

（一）学校档案馆按建设项目收集整理档案资料。

（二）发展规划处负责项目立项阶段，包括项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划等方面资料的收集、整理；

（三）基建处负责项目准备阶段、实施阶段及竣工验收阶段资料的收集、整理；

（四）财务处负责项目财务资料及固定资产形成和移交方面资料的收集、整理；

（五）审计处负责项目过程审计、结算审计和竣工财务决算审计资料的收集、整理；

 

 

第三条 项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

第四条  项目建设过程中，发展规划处、基建处、财务处、审计处、施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。施工单位、监理单位、勘察单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交基建处。基建处要按本规定的具体实施办法，编制、收集、整理好建筑工程资料档案，按时移交档案馆。发展规划处、财务处、审计处形成的属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交档案馆。

第五条  归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

第六条 对超过保管期限的基本建设项目的档案材料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案材料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理，保密的档案材料应按保密规定进行管理。

第七条 工程预验收阶段，基建处按照国家有关规定及本管理办法，组织对工程资料的全面检查；凡资料检查不满足本规定的工程，不得进入正式竣工验收阶段。

第八条 工程竣工验收合格后三个月内，基建处必须向学校档案馆报送一套符合规定的工程档案。根据国家的有关规定，档案馆接收的工程档案必须是原件，其它单位可以保存复制件或复印件。有关单位归档的复制、复印件应由档案馆与原件校对、签章，并加盖证明专用章，效力与原件等同。

 

 

第九条  建设工程档案资料收集必须做到全面、完整。档案资料收集的范围除主体工程外，相关配套工程、室外工程及工程建设前期发生的项目都必须形成翔实完整的记录资料。凡在本工程列支的投资项目都必须形成相应的档案记录资料。

第十条 档案资料主要包括：立项、可研、初步设计文件及其批复、建设计划；前期资料；合同文件；施工单位内业资料（含竣工图）；监理资料；竣工结算用技术资料汇总；竣工验收文件；工程投资控制资料汇总及统计分析资料；竣工档案。

第十一条 档案资料收集整理的具体要求

（一） 立项、可研、初设及批复、建设计划主要包括：项目建议书、立项批文、可研报告及审批意见、初步设计及其审批意见。项目实施方案等。

（二）前期资料主要包括：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、有关行政主管部门（消防、环保、人防、交通、园林、市政、文物、卫生等）批准文件、勘察设计质量监督合格单、建设工程施工许可证、工程质量监督手续等。

（三）合同文件主要包括：勘察、设计、施工、监理合同。

（四）内业资料主要包括：1.工程技术档案资料；2.工程质量保证资料；3.工程检验评定资料；4.工程竣工图。

     1．工程技术内业资料（22项）：

开工报告、竣工报告	项目经理、技术人员聘任文件	施工组织设计
图纸会审记录	技术交底记录	设计变更通知
技术核定单	地质勘察报告	定位测量记录
基础处理记录	沉降观测记录	防水工程抗渗试验记录
混凝土浇灌令	商品混凝土供应记录	工程复核记录
质量事故处理记录	施工日志	建筑工程施工合同，补充协议
工程质量保修书	工程预（结）算书	竣工项目一览表
施工项目总结

       2.工程质量保证资料：

工程分类	序号	主要质量保证资料
土建工程	1	钢材出厂合格证、试验报告
	2	焊接试（检）验报告、焊条（剂）合格证
	3	水泥出厂合格证或报告
	4	砖出厂合格证或试验报告
	5	防水材料合格证或试验报告
	6	构件合格证
	7	混凝土试块试验报告
	8	砂浆试块试验报告
	9	土壤试验、打（试）桩记录
	10	地基验槽记录
	11	结构吊桩、结构验收记录
	12	工程隐蔽验收记录
	13	中间交接验收记录等；
建筑采暖卫生与煤气工程	1	材料、设备出厂合格证
	2	管道、设备强度、焊口检查和严密性试验记录
	3	系统清洗记录
	4	排水管灌水、通水、通球试验记录
	5	卫生器具盛水试验记录
	6	锅炉烘炉、煮炉、设备试验运转记录等；
建筑电气安装	1	主要电气设备、材料合格证
	2	电气设备试验、调整记录
	3	绝缘、接地电阻测试记录
	4	隐蔽工程验收记录等；
通风与空调 工程	1	材料、设备出厂合格证
	2	空调调试报告
	3	制冷系统检验、试验记录
	4	隐蔽工程验收记录等；
电梯安装工程	1	电梯及附件、材料合格证；
	2	绝缘、接地电阻测试记录
	3	空、满、超载运行记录
	4	调整、试验报告等；

 

工程分类	序号	主要质量保证资料
土建工程	1	钢材出厂合格证、试验报告
	2	焊接试（检）验报告、焊条（剂）合格证
	3	水泥出厂合格证或报告
	4	砖出厂合格证或试验报告
	5	防水材料合格证或试验报告
	6	构件合格证
	7	混凝土试块试验报告
	8	砂浆试块试验报告
	9	土壤试验、打（试）桩记录
	10	地基验槽记录
	11	结构吊桩、结构验收记录
	12	工程隐蔽验收记录
	13	中间交接验收记录等；
建筑采暖卫生与煤气工程	1	材料、设备出厂合格证
	2	管道、设备强度、焊口检查和严密性试验记录
	3	系统清洗记录
	4	排水管灌水、通水、通球试验记录
	5	卫生器具盛水试验记录
	6	锅炉烘炉、煮炉、设备试验运转记录等；
建筑电气安装	1	主要电气设备、材料合格证
	2	电气设备试验、调整记录
	3	绝缘、接地电阻测试记录
	4	隐蔽工程验收记录等；
通风与空调 工程	1	材料、设备出厂合格证
	2	空调调试报告
	3	制冷系统检验、试验记录
	4	隐蔽工程验收记录等；
电梯安装工程	1	电梯及附件、材料合格证；
	2	绝缘、接地电阻测试记录
	3	空、满、超载运行记录
	4	调整、试验报告等；

      3.工程检验评定资料：

序号	工程检验评定资料主要内容
1	质量管理体系检查记录
2	分项工程质量验收记录
3	分部工程质量验收记录
4	单位工程竣工质量验收记录
5	质量控制资料检查记录
6	安全和功能检验资料核查及抽查记录
7	观感质量综合检查记录

         4.竣工图是工程的重要档案。工程承发包合同或施工图的要求，对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定。工程竣工图应逐张加盖“竣工图”章。“竣工图”章的内容应包括：发包人、承包人、监理人等单位名称、图纸编号、编制人、审核人、负责人、编制时间等。

（五）监理资料。监理单位按照《建设工程监理规范》第7章的规定“施工阶段监理资料的管理”进行收集、整理、编制，共28项内容。

（六）竣工结算用技术资料汇总。竣工结算用技术资料的汇总，主要解决以下几个方面的问题：客观了解图纸外费用的发生情况，避免承包商重复要求进行经济签证；复审现场甲方代表、监理机构现场做出的决定，减少失误；方便工程竣工结算工作的进行。竣工结算用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生的、涉及工程投资的资料文件。通常施工单位技术内业已包含其内容，但其资料为原件，往往只有一份；故用于本类汇总的只能是复印件。

竣工结算用资料包括以下几个方面的主要内容：

1.工程前期：拆迁、场地平整及管线挪移、树木等发生费用的相关资料等；基础施工：障碍处理、浅基础处理，深基础处理等。

    2.主体工程：图纸会审；设计变更（甲方要求、用户要求、设计院要求）；现场签证；技术通知单；技术联系单；监理通知；甲方通知等。

    3.装饰工程：施工方案、施工图纸、渲染图、照片资料等；

    4.室外工程：室外地沟系统、外给排水系统、外电源系统、弱电系统、室外环境工程量的现场确认、外环境施工的现场变更等。

    5.配套工程：服务于项目的室外变电所、换热站等，其费用从既定工程列支者；内容须包括图形说明、文字说明等。

    6.专项工程：主体工程之外、学校决定后增加的类似超净恒温、电磁屏蔽等工程，及其引起的其他工种的再次变更等。

承包商按专业将上述资料装订成册，统一编号，一式四份，做好封面；交甲方代表一审，工程科长或主管领导二审；审核后的竣工结算用资料和施工单位内业资料一起交基建处资料员。

（七）竣工验收文件。竣工验收文件的形成涉及：建设、施工、监理、勘察、设计单位应按照档案资料的汇总管理原则进行汇总，将属于建设单位归档管理的资料按时移交基建处资料管理人员。

（八）工程投资控制资料汇总及统计分析资料。主要内容包括：总概算执行情况；结算工作的管理；节约或超支情况及原因分析；结算审计情况；综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指标进行综合分析；存在的主要问题及处理意见；项目建设的主要经验和教训。

   

 

一、项目审批文件

1、项目建议书

2、立项批文

3、可研报告及审批意见（环境预测、三同时、卫生等文件材料）

4、建设工程规划许可证

5、有关行政主管部门（规划、消防、环保、人防、交通、园林、市政、文物、卫生等）批准文件或取得的关协议

6、建设工程施工许可证

7、工程质量监督手续

二、建设用地、征地、拆迁文件

1、选址规划意见通知书

2、用地申请报告及哈尔滨市人民政府建设用地批准书

3、拆迁安置意见、协议、方案等

4、建设用地规划许可证

5、绿线图、红线图或标明绿线、红线的总平面图

三、勘察、测绘、设计文件

1、工程地质勘察报告

2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查

3、有关部门对施工图设计文件的审批意见

四、招投标文件

1、勘察设计承包合同

2、中标通知书

3、施工承包合同

4、监理委托合同

五、建设、施工、监理机构及负责人

1、工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单

2、工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单

3、工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单

 

一、监理规划

1、监理规划

2、各专业监理实施细则

二、监理月报中的有关质量问题

三、监理会议纪要中的有关质量问题

四、进度控制

1、工程开工审批表

2、工程复工、停工令

五、质量控制

1、不合格项目通知

2、质量事故报告及处理意见

六、工程竣工结算审核意见书

七、合同与其他事项管理

1、工程延期报告及审批

2、合同争议、违约报告及处理意见

3、合同变更材料

八、监理工作总结

1、工程竣工总结

2、质量评价意见报告

 

一、土建（建筑与结构）工程

1、施工准备文件：⑴图纸会审记录；⑵工程定位测量资料；⑶基槽开挖线测量资料。

2、地基处理记录：⑴验槽记录和地基处理记录；⑵桩基施工记录；⑶试桩记录。

3、工程图纸变更记录：⑴设计变更记录；⑵工程洽商记录（技术核定单）。

4、施工材料（预制构件）质量证明文件及复试试验报告（分材料按汇总表在前，合格证、试验报告在后的顺序排列组卷）：⑴　砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青出厂质量证明及复试试验报告汇总表；⑵砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料、焊条、沥青出厂质量证明及复试试验报告；⑶预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、结构性能试验记录及合格证汇总表。

5、施工试验记录（分项按汇总表在前，合格证、试验报告在后的顺序排列组卷）：⑴土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表；⑵土壤(素土、灰土)干密度、击实试验报告；⑶砂浆(试块)、混凝土(试块)抗压强度试验报告；⑷混凝土抗渗试验报告；⑸商品混凝土出厂合格证、复试报告；⑹　钢筋接头(焊接)试验报告

6、隐蔽工程检查记录：⑴基础和主体结构钢筋工程；⑵钢结构工程；⑶防水工程；⑷高程控制；⑸幕墙工程；

7、施工记录：⑴工程定位测量检查记录；⑵沉降观测记录；⑶工程竣工测量；⑷新型建筑材料；⑸施工新技术。

8、工程质量事故处理记录

9、工程质量检验记录：⑴基础工程验收记录；⑵主体工程验收记录；⑶结构与功能性检测记录；⑷　分部和专项工程质量验收记录

 二、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程（按分部工程分别排列组卷，不得混装）

1、图纸变更记录：⑴图纸会审；⑵设计变更；⑶工程洽商（技术核定单）

2、设备、产品质量检查、安装记录：⑴设备、产品质量合格证、质量保证书（使用寿命10年以上的移交）；⑵设备安装记录；⑶设备试运行记录；⑷　设备明细表。

3、隐蔽工程检查记录。

4、施工试验记录：⑴电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录；⑵楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录；⑶变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录；⑷　给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录；⑸　电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录；⑹　电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告。

5．质量事故处理记录。

6．防雷检测报告

7．绝缘电阻检测报告

8.分部(子分部)工程质量验收记录

    三、室外工程

1、室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件

2、室外建筑环境(建筑小品、水景、道路园林绿化等)施工文件

 

一、综合图

1、总平面布置图(包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等)

2、竖向布置图

3、室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图

4、电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图

5、设计总说明书

     二、专业竣工图

1、建筑竣工图

2、结构竣工图

3、装修(装饰)工程竣工图

4、电气工程(智能化工程)竣工图

5、给排水工程(消防工程)竣工图

6、采暖通风空调工程竣工图

7、燃气工程竣工图

8、室外给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、建筑小品、消防、照明、水景、道路、绿化竣工图

 

一、竣工验收记录

1、单位(子单位)工程质量竣工验收记录

2、竣工报告

3、竣工验收备案文件

    二、财务文件

1、结算审计报告（政府投资和大型工程）

2、竣工财务决算

3、竣工财务决算审计报告，交付使用财产总表和财产明细表（政府投资和大型工程）

   三、声像、电子档案

1、声像档案：⑴工程照片；⑵录音、录像材料；

2、电子档案：⑴光盘；⑵磁盘

附件二：基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表

 

序号	归档文件	保管期限
		主管机关	建设单位	施工单位	设计单位
一	可行性研究、任务书
	1、项目建议书及批复	长期	永久		长期
	2、可行性研究报告	长期	永久		长期
	3、项目评估	长期	永久		长期
	4、环境预测、调查报告	长期	永久		长期
	5、设计任务书、计划任务书	长期	永久		永久
二	基础建设材料
	1、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明		永久		永久
	2、地形地貌、控制点、建筑物、结构物及重要设施安装测量定位、观测记录		长期		长期
	3、水文、气象、地震等其他设计基础材料		永久		长期
三	设计文件
	1、初步设计		永久		永久
	2、技术设计		永久		永久
	3、施工图设计		短期		永久
	4、技术秘密材料、专利文件		永久
	5、设计计算书		长期		永久
	6、关键技术试验		永久
	7、总体规划设计		永久		永久
	8、设计评价、鉴定及审批	长期	永久		永久
四	工程管理文件
	1、征用批准文件及红线图拆迁、补偿协议书		永久
	2、承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件		永久	永久	长期
	3、施工执照			永久
	4、环保三同时、消防、卫生等文件、水暖电煤气供应协议书		永久
五	施工文件
	1、土建施工文件
	（1）开工报告、工程技术要求，技术交底、图纸会审纪要			短期	长期
	（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工工艺			长期
	（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定		长期
	（4）建筑材料试验报告		长期	长期
	（5）设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批
	（6）施工定位测量、地质勘察		永久	短期
	（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图		永久	长期
	（8）施工记录、日记、大事记			短期
	（9）隐藏工程验收记录		永久	长期
	（10）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告		永久	长期
	（11）分项、分部、定位工程质量检查、评定		长期	长期
	（12）交工验收记录证明		长期	长期
	（13）施工总结、技术总结			永久
	（14）竣工报告、竣工验收报告		永久	永久
	2、设备及管线安装施工文件
	（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要		短期	短期
	（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施			长期
	（3）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批		长期	短期
	（4）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录		长期	短期
	（5）隐藏工程检查验收记录		长期	长期
	（6）强度、密度性试验报告		长期	短期
	（7）设备调试记录		短期	短期
	（8）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告		长期	长期
	（9）系统调试、试验记录		长期	长期
	（10）管线清洗、通水、消毒记录		短期	短期
	（11）管线标高、位置、坡度测量记录		长期	长期
	（12）中间交工验收记录证明、工程质量评定		长期	长期
	（13）竣工报告、竣工验收报告		长期	长期
	3、电气、仪表安装施工文件
	（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审		短期	短期
	（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施			长期
	（3）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批		长期	短期
	（4）调试、鉴定记录		长期	长期
	（5）性能测量调试和教核		长期	长期
	（6）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告		长期	长期
	（7）操作、联动试验		短期	短期
	（8）电气装置交换记录		短期	短期
	（9）中间交工验收记录、工程质量评定		长期	长期
	（10）竣工报告、竣工验收报告		长期	长期
六	竣工文件
	1、项目竣工验收报告	永久	永久
	2、全部竣工图			永久
	3、项目质量评审材料		永久
	4、工程现场声像材料		永久
	5、竣工验收会议决议文件	短期	永久
七	生产技术准备试生产
	1、技术准备计划		短期
	2、试生产管理、技术责任制		短期
	3、开停车方案		短期
	4、设备试车、验收、运转、维护记录		长期
	5、试生产产品质量鉴定报告		短期
	6、安全操作规程、事故分析报告		长期
	7、运行记录		短期
	8、技术培训材料		短期
	9、产品技术参数、性能、图纸		永久
	10、工业卫生劳动保护、材料		短期
八	工艺、设备
	1、工艺说明、规程、路线、试验、技术总结		长期
	2、产品检验、包装、安装阀、检测记录		长期
	3、设备、材料出厂合格证		长期
	4、设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、设备备件单		短期
	5、设备、图纸、说明书		长期
	6、设备测绘、验收记录		长期
	7、设备安装调试、测定数据、性能鉴定		长期
九	财务、器材管理
	1、财务计划、年度计划		短期
	2、工程概算、预算、结算		永久
	3、主要材料消耗、器材管理		短期
	4、交付使用的固定资产		永久
注：保存该定位工作必须的文件材料